Mit Werten strategisch erfolgreich

Die Einkaufsabteilung versteckt sich oft im Unternehmen und nimmt die eigene Bedeutung gar nicht wahr. Dass die Werte des Einkaufs jedoch ein fester Teil des Kundenversprechens sind und sogar Wettbewerbsvorteile erzielen, erkläre ich Ihnen.

„Das Durchschnittliche gibt der Welt ihren Bestand, das Außergewöhnliche ihren Wert“ – Oscar Wilde

Unternehmenswerte tragen dazu bei, eine starke Kultur zu schaffen und den Erfolg langfristig zu fördern. Sie sind die Eckpfeiler, die das Verhalten der Belegschaft beeinflussen und die Identität prägen. Klare und belastbare Werte in der Firma zu etablieren, schafft eine positive Arbeitsumgebung mit einem "Wir-Gefühl", das das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter nachhaltig steigert. Das Beste: Die freudige Stimmung ist ansteckend und katapultiert sich bis zum zufriedenen Kunden und/oder potenziellen Bewerber.

Wichtiges Puzzlestück

Nach über zwei Dekaden strategischer Einkaufsarbeit bin ich überzeugt, dass das Bewusstsein für die Werte des Einkaufs ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie und damit die Basis der Einkaufsstrategie bildet. Eine gut durchdachte, und im Team zusammen erarbeitete, Strategie definiert die Ziele und Visionen im Einklang mit den Unternehmenszielen. Sie berücksichtigt den kurz-, mittel-, und langfristigen Fahrplan des Unternehmens. Ich kenne Planungshorizonte von 3-6, sogar bis 10 Jahren. Der Einkauf positioniert sich fest in der übergeordneten Unternehmensstrategie und bildet ein bindendes Puzzlestück im Gesamtbild der Firma.

Darstellung

In der Einkaufsstrategie werden, neben den Werten, die wesentlichen Prozesse und Handlungsfelder aufgezeigt. Dazu gehören Wertanalysen und Maßnahmen zu Prozess- und Kostenoptimierungen. In der Score Card werden die Kennzahlen und strategischen Ziele des Einkaufs auf einfache Weise sichtbar dargestellt und an die Ziele des Unternehmens angeflanscht. Dazu dienen KPIs (Key Performance Indicator). Sie helfen dem Management und deren Teams, den Fokus auf das Wesentliche zu behalten und unterstützen bei der Zielerreichung. Die Kennzahlen und die dazugehörigen Kalkulationen werden zuvor mit der Geschäftsführung und dem Controlling abgestimmt. Idealerweise werden die Kalkulationen dann vom Einkaufscontrolling übernommen und regelmäßig ausgewertet. Je nach nach Art des Unternehmens oder der Branche variieren die KPI im Einkauf.

Kennzahlen

Der Klassiker unter den Einkaufskennzahlen ist die Kostenreduktion, die üblicherweise „Savings“ genannt werden. Es ist eine prozentuale Reduzierung auf das adressierte Volumen. Die KPI Kostenvermeidung „Cost Avoidance“ - ein auf Managementebene immer wieder heiß diskutiertes Thema - empfehle ich, ebenso in dem Report mit aufzuführen. Diese Kennzahl misst die Kosten durch (Nach-)Verhandlungen mit Lieferanten und/oder den Einsatz von Alternativprodukten im Vergleich zum Ursprung. Zudem habe ich an den Kennzahlen Lieferantenreduzierung bzw. Anzahl aktiver Kreditoren, Optimierung der Zahlungsziele, Preisentwicklung relevanter Materialien, Verbesserung der Rahmenvertragsquote, Verfeinerung der Stammdatenqualität, Termintreue und Lieferzeit, Lieferantenbewertung (inkl. allen Bestandteilen der Bewertung wie zum Beispiel die Entwicklung der Konditionen, Lieferantenfehlerrate, Verfügbarkeiten, etc.) und Risikomanagement gearbeitet. Für den operativen Einkauf werden oft die Kosten je Bestellvorgang und Einkaufsvolumen je Mitarbeiter dokumentiert.

Bereichsziele

Neben den Kennzahlen finden oft auch Bereichsziele (PI) einen Platz in der Score Card. Sie sind schlüssig aus den übergeordneten Zielen des Unternehmens abgeleitet. Sie unterstützen die Gesamtstrategie und stellen den Erfolg der Firma in jeweiligen Fachbereich sicher. Dazu gehören zum Beispiel die Krankenquote, Maßnahmen zur Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse und Methoden, Ausarbeitungen oder Erweiterungen von Warengruppen- und/oder Lieferantenstrategien, Einbindung von Nachhaltigkeitszielen, Überwachung der Lieferketten inklusive Qualitätssicherung, usw. Letztlich zahlen diese (individuellen) Ziele auf die Konten Effizienz, Qualität und Rentabilität ein.

SWOT-Analyse

Kenne deine Stärken und Schwächen und mache etwas draus. Es lohnt sich eine SWOT-Analyse durchzuführen und fest in der Strategie zu verankern. Ich übertreibe nicht, wenn ich sage, dass sehr viel Arbeit, Zeit und Reflexion dazugehört. Es rentiert sich dennoch ungemein die Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) des Einkaufs zu identifizieren und zu bewerten. Die Zergliederung ermöglicht es, die aktuelle Situation zu erfassen und geeignete Optimierungsmaßnahmen daraus abzuleiten. Kurz: Es geht darum, die Stärken auszubauen, die Schwächen zu minimieren, die Chancen zu nutzen und die Risiken zu identifizieren. Besprechen Sie Ihre Einkaufs-SWOT-Analyse zusammen mit Ihren Interessensgruppen und ungeahnte Potenziale eröffnen sich. Ein anderes, gutes „Wir-Gefühl“ entsteht. Versprochen!

Stakeholder Analyse

Und wo wir gerade bei den Schnittstellenpartnern sind: Nehmen Sie eine Stakeholder Analyse unbedingt in der Einkaufsstrategie auf. Das Instrument kommt aus dem Projektmanagement, findet aber in allen strategischen Unternehmensbereichen Fuß. In meinen Augen ein wertvolles Tool, da es sich ganzheitlich mit den Beziehungen mit und zu den Fachbereichen und Interessengruppen des Einkaufs berücksichtigt. Man setzt im Grunde die Brille des Anderen auf. Dadurch verstehen und kommunizieren wir besser und minimieren Zielkonflikte von Beginn an.

Die Inhalte laden zur regelmäßigen Rücksprache ein. Es lohnt sich, die Einkaufsstrategie wiederkehrend auf Aktualität und Anlehnung an die Unternehmensstrategie zu überprüfen und, falls notwendig, entsprechend zu justieren.

Werte leben

Der wichtige Inhalt der Strategie ist jedoch hinfällig, wenn dieser nicht ernsthaft gelebt wird. Und damit kommen wir zurück zu den Werten im Einkauf. Der Leitfaden, der die Grundlage für das Verhalten und Mitmachen der Einkäufer*innen bildet. Die Werte schaffen eine gemeinsame Vision – die Einkaufsstrategie – und identifizieren, was dem Einkauf wirklich wichtig ist. Sie unterstützen den Einkaufsalltag, indem Ihr Team bessere Entscheidungen trifft und konzentriert an den Zielen arbeitet. Mit Klar definierten Werten identifizieren sich Mitarbeiter*innen mit ihrer Rolle und ihren Einkaufsprojekten. Sie setzen ihre Arbeitskraft optimal ein. Gemeinsam Werte zu benennen führt zum direkten "Wir-Gefühl", das ein positives Arbeitsumfeld schafft, das auf Vertrauen, Integrität und Respekt basiert. Verpackt man dies als Einkaufs-Botschaft -als eine Art One-Pager- für den Vertrieb, erfährt auch der Kunde einen gewinnbringenden Eindruck aus Vertrauen, Integrität und Respekt. Starke Werte für den Einkauf zu definieren, ist nicht nur Teil eines festen Kundenversprechens – es spielt vor allem in der heutigen Zeit eine weitere wichtige Rolle im Recruiting-Prozess. Potenzielle Kandidat*innen möchten für Unternehmen bzw. Abteilungen arbeiten, die ihre eigenen Werte teilen und sich mit ihnen identifizieren. Und auch das sind unsere Kunden von Morgen.

Gern unterstütze ich Sie bei der Ausarbeitung und Definition Ihrer Werte im Einkauf und lege mit Ihnen zusammen den Grundstein zu Ihrer Einkaufsstrategie. Lassen Sie uns gemeinsam Wege finden, wie wir Ihre Wettbewerbsvorteile generieren.

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